Как организовать удалённую работу сотрудников во время пандемии и вынужденного карантина – вот один из самых распространённых вопросов в последние дни. Программы для удалённой работы -придут на помощь в этой не простой ситуации. Чтобы облегчить решение этой задачи мы сделали подборку самых удобных и полезных программ для организации удалённой работы сотрудников. А так же ТОП программ для отслеживания работы удалённых сотрудников.
Оглавление
Программы для удалённой работы – Рабочий мессенджер: Telegram
Несмотря на блокировку, Telegram остаётся одним из самых популярных мессенджеров в России. Его активно используют как для будничного общения, так и для деловой коммуникации между сотрудниками.
Telegram быстрый, удобный и простой. В сервисе нет поддержки видеоконференций и некоторых других полезных функций, доступных в корпоративных мессенджерах вроде Slack, зато его можно использовать абсолютно бесплатно.
Удалённый офис – не теряйте продуктивности
Программы для удалённой работы в первую очередь должны организовать работу с документами. Чтобы сотрудники могли быстро обмениваться файлами и документми, стоит заменить обычный офисный пакет на пакет в облаке.
Офисный пакет: «Google Таблицы», «Документы» и «Презентации»
- Платформы: веб, Android, iOS.
- Альтернативы: Office 365, Quip, Apple iWork.
Google предлагает кросс‑платформенный, функциональный и бесплатный набор сервисов для работы с популярными форматами офисных файлов. С его помощью можно создавать и редактировать текстовые документы, таблицы и презентации — как самостоятельно, так и совместно с коллегами.
Каждому пользователю доступно 15 ГБ дискового пространства для хранения файлов на серверах Google. Чтобы получить дополнительный объём, можно оформить платную подписку G Suite. В неё также входят услуги круглосуточной поддержки, служба корпоративной почты и дополнительные функции защиты данных. Стоимость тарифов начинается с 6 долларов в месяц за человека.
Программы для удалённой работы – Сервис для заметок: OneNote
«Google Документы» и подобные сервисы не подходят для работы с мелкими заметками. Последние удобнее хранить в облачных блокнотах вроде OneNote. Этот продукт Microsoft отличается интуитивным интерфейсом, который напоминает реальную записную книжку. Простая и чёткая структура сервиса позволит вам и вашим коллегам быстро находить нужные заметки среди сотен других.
В числе прочих достоинств OneNote — широкие возможности для редактирования текста и поддержка всевозможных вложений: от аудиокомментариев до видео. Кроме того, сервис можно использовать бесплатно. В таком случае каждому пользователю предоставляется 5 ГБ для хранения заметок в облаке. При оформлении платной корпоративной подписки «Office 365 бизнес» вся команда получает 1 ТБ общего пространства для OneNote и других сервисов Microsoft.
Облачное хранилище: «Google Диск»
- Платформы: веб, Windows, macOS, Android, iOS.
- Альтернативы: «Яндекс.Диск», Dropbox, OneDrive.
Сложно представить удалённую работу в команде без облака для хранения совместных данных. К вашим услугам десятки подобных сервисов, но одним из лучших можно смело назвать «Google Диск». Он предлагает щедрый запас бесплатного пространства — 15 ГБ, интегрирован с другими продуктами Google и доступен в удобном интерфейсе.
Чтобы расширить объём, вы можете оформить упомянутую выше подписку G Suite или подписаться только на платный тариф «Google Диск»: за 139 рублей в месяц компания предоставляет пользователю 100 ГБ облачного пространства.
Программы для удалённой работы – Сервис для работы с PDF: Acrobat Pro DC
- Платформы: веб, Windows, macOS, Android, iOS.
- Альтернативы: Soda PDF, PhantomPDF.
Если ваша команда часто имеет дело с PDF, редактор с поддержкой совместной работы может сэкономить вам массу сил и времени. Для этой роли отлично подходит Acrobat Pro DC. Это облачный инструмент, который позволяет просматривать и комментировать PDF‑документы всем пользователям, у кого есть доступ к файлу.
Сервис Acrobat Pro DC платный. Стоимость подписки составляет 1 610 рублей в месяц или 11 592 рубля в год.
Менеджер паролей: LastPass
- Платформы: веб, Windows, macOS, Linux, Android, iOS.
- Альтернативы: Dashlane, Hypervault, Keeper, 1Password.
Рабочий коллектив может использовать десятки различных сервисов. В идеале для каждого нужен надёжный уникальный пароль. К счастью, чтобы пользователям было удобно создавать и хранить такие комбинации, существуют специальные инструменты.
Один из самых известных — сервис LastPass. Он генерирует сложные пароли, хранит их в надёжном облачном сейфе и автоматически вводит при входе в соответствующие аккаунты. Установив приложение LastPass на свои устройства, все участники команды будут иметь доступ к общим паролям. При этом руководитель может выбирать, какие именно учётные данные видит каждый пользователь.
Чтобы применять LastPass для команды, нужно приобрести лицензию. Стоимость зависит от количества участников.
Программы для удалённой работы – Служба автоматизации: Zapier
- Платформы: веб.
- Альтернативы: Power Automate, IFTTT.
Платформа Zapier помогает автоматизировать рутинные операции. Она подключается к сервисам, которые вы используете для работы, и позволяет настраивать различные сценарии их взаимодействия. К примеру, вы можете подключить Gmail и Trello, чтобы система автоматически превращала входящие письма в новые задачи.
Zapier поддерживает тысячи сервисов и предлагает огромное количество сценариев автоматизации. Они могут существенно оптимизировать вашу работу, поэтому и тарифы не самые низкие. Стоимость подписки для команд начинается с 299 долларов в месяц.
Инструменты контроля времени
WORLDTIMEBUDDY
Так как участники команды могут работать в разных часовых поясах, нужен инструмент, с помощью которых можно найти наиболее удобное время для проведения рабочих встреч и обмена мнениями. Один из таких инструментов – веб-сервис Worldtimebuddy. Очень удобное приложение с конвертером часовых поясов и планировщиком встреч. Тщательно продуманный интерфейс позволяет быстро сравнить несколько временных зон и найти наиболее удобное время для совершения междугороднего или международного звонка, вебинара или деловой поездки. Сервисом можно пользоваться бесплатно, премиум-версия с расширенным функционалом обойдется пользователю в $5,99 в месяц.
Программы для удалённой работы – HUBSTAFF
Hubstaff это сервис контроля времени, который будет полезен менеджерам проектов, так как он существенно упрощает работу с финансами. С помощью Hubstaff можно настроить автоматические выплаты сотрудникам, в результате чего каждый участник команды будет получать оплату за труд с нужной периодичностью, например, раз в неделю или раз в месяц. Если сотрудник работает временно, то можно установить лимит, указав максимальное количество рабочих часов. Как только лимит будет превышен, программа уведомит об этом менеджера и исполнителя. Также с помощью сервиса можно увидеть, чем именно участники занимались во время работы, какой браузер использовали и какие приложения и программы запускали. Hubstaff предлагает 14-дневный пробный период, после чего придется перейти на платную версию программы.
Программы для удалённой работы – HIVEDESK
Hivedesk является одним из лучших сервисов для тайм-менеджмента. Он обеспечивает полный контроль над деятельностью всех участников распределенной команды. Одним из достоинств этого программного обеспечения является функция визуального отображения производительности каждого сотрудника. Производительность всегда являлась большой проблемой для руководителей проектов, однако с помощью Hivedesk контролировать работу очень легко – сервис постоянно высылает скриншоты монитора и можно понять, чем именно в данный момент занимается удаленный сотрудник. С помощью сервиса также можно узнать, сколько часов отработал участник команды, что упрощает систему расчетов. А устанавливая ставку заработной платы для каждого сотрудника, можно узнать, какую часть занимает оплата труда в общем бюджете проекта. Бесплатной версии Hivedesk нет, самый дешевый тариф для трех сотрудников и одного администратора стоит $15.
Тайм‑трекер: Timely
Тайм‑трекеры помогают следить за тем, сколько времени ваша команда тратит на те или иные задачи. Timely делает это автоматически. Сначала к нему нужно подключить сервисы, в которых работают сотрудники. Это могут быть те же Trello, Asana или Todoist. После интеграции Timely начнёт анализировать действия с задачами и показывать результаты коллег на временной шкале.
Сервис работает по подписке от 49 долларов в месяц.
Системы управления проектами
PIVOTALTRACKER
С помощью сервиса управления проектами PivotalTracker можно эффективно планировать и контролировать работу распределенной команды. Трекер помогает отслеживать деятельность каждого члена рабочей группы и отслеживать прогресс на всем протяжении работы над проектом. Сервис располагает мощным аналитическим инструментарием, данные также можно визуализировать, чтобы можно было быстро понять, на какой стадии находится проект, понят, где есть проблемы или определить, какие работы идут с опережением графика. Для небольших команд из трех человек PivotalTracker совершенно бесплатен, самый дешевый платный тариф составляет $12,50.
JELL
Jell – это виртуальный офис команды, где все члены рабочей группы могут обмениваться ежедневными планами, демонстрировать достижения, обсуждать проблемы и долгосрочные цели. Сотрудники распределенных команд, использующие Jell, намного меньше времени тратят на работу с электронной почтой. Система синхронизирует все каналы связи и обеспечивает мгновенную обратную связь в режиме реального времени. Сервис предоставляет 14-дневный бесплатный период, в дальнейшем придется платить минимум $4 в месяц.
JIRA
Jira это многофункциональный инструмент для все типов распределенных команд, от небольших групп до компаний со штатом в 50 тысяч сотрудников. Программа обладает всем необходимым функционалом для эффективного управления проектами. Гибкие инструменты планирования позволяют составлять план работ таким образом, что он будет удобен всем участникам команды. Функция точной оценки позволяет команде работать более слаженно. А возможности системы отчетов обеспечивают полный контроль над проектом в любой период времени. Бесплатной версии сервиса нет, самый дешевый тариф составляет $10 в месяц.
PROOFHUB
Proofhub используют как фрилансеры, так и участники средних и крупных распределенных команд. Сервис обладает большими функциональными возможностями и позволяет управлять задачами и вести эффективный учет рабочего времени. В Proofhub возможна интеграция сторонних программ, есть мобильное приложение, позволяющее сотруднику оставаться на связи при работе вне стационарного рабочего места. Сервис предоставляет 30-дневный тестовый период. Самый дешевый тариф – индивидуальный, он позволяет одновременно вести до 10 проектов, при этом число участников не ограничивается. Стоимость тарифа — $18 в месяц.
KANBANERY
Сервис Kanbanery – это виртуальная доска задач, которая часто используется членами рабочих групп. Доску можно использовать для всех работ, где сотрудники тесно взаимодействуют между собой. Сервис позволяет отслеживать ошибки, создавать отчеты, с его помощью можно быстро найти любую информацию о любой части проекта. Пользователю предоставляется 30-дневный пробный период.
BASECAMP
Сервис Basecamp предоставляет пользователям платформу, где они могут организовать совместную работу и обсудить все, что касается текущего проекта. Задачи, дискуссии, контроль времени и обмен файлами – все это есть в Basecamp. Бесплатный пробный период сервис не предоставляет, базовый тариф составляет $29 в месяц.
Менеджер задач: Todoist
тобы эффективно управлять удалённой командой, руководителю нужен удобный инструмент для делегирования задач. Сервис Todoist — один из лучших в этой категории. Он позволяет быстро добавлять дела, организовывать их по спискам и приоритету, назначать время и прикреплять исполнителей.
Благодаря меткам и фильтрам в большом количестве задач легко ориентироваться. А история активности помогает руководителю тщательно следить за ходом работы.
В бесплатном режиме вы можете добавлять до 80 проектов и до 5 сотрудников в каждый из них. Чтобы снять ограничения, а также разблокировать уведомления, метки и другие продвинутые функции, придётся оформить платную подписку. Стоимость начинается с 229 рублей в месяц за человека.
Менеджер проектов: Asana
Менеджеры задач хороши для быстрых поручений, но не всегда подходят для управления сложными рабочими процессами. Для более стратегического подхода к делам используют программы вроде Asana. Этот сервис позволяет планировать и структурировать поток задач множеством способов. Каждый сотрудник чётко видит свои обязанности и сроки работы. А руководитель может легко отслеживать прогресс и наблюдать за общей картиной проекта.
Бесплатная версия Asana рассчитана на команды, размер которых не превышает 15 человек, и лишена некоторых функций. К примеру, в ней недоступны вид «Временная шкала» и продвинутый поиск по задачам. Стоимость платной подписки начинается с 11 долларов в месяц за одного пользователя. Чем дороже выбранный план, тем больше функций он предоставляет.
Канбан‑доски: Trello
Канбан — это популярная методология ведения проектов. Каждая задача в ней проходит определённые этапы: к примеру, «В планах», «Выполняется» и «Завершено». Обычно их изображают в виде досок, между которыми перемещают карточки задач. Получается очень наглядное отображение рабочего процесса, поэтому многие сервисы для управления проектами в той или иной степени используют элементы канбан.
Пожалуй, лучше всего эту методологию реализовали в Trello. Разработчики возвели простоту и наглядность в абсолют, поэтому сервис может быть недостаточно функциональным для сложных проектов. Зато поток задач в нём выглядит настолько минималистично, что в нём разберётся и ребёнок.
Кроме того, бесплатная версия Trello не имеет жёстких ограничений. Платить придётся только в том случае, если вам понадобятся дополнительные возможности оформления, больше 10 досок для команды, а также инструменты для автоматизированной работы с задачами. Стоимость подписки стартует с 10 долларов в месяц за человека.
Редактор ментальных карт: MindMeister
Ментальной картой называют схематическое изображение процессов или идей, которое упрощает восприятие информации. В таком виде можно представить что угодно: от стратегии развития проекта до результатов мозгового штурма. Для коллективной работы с ментальными картами нужен специальный редактор.
Хорошим выбором будет сервис MindMeister. Он предлагает массу шаблонов и удобных инструментов для визуализации данных. С его помощью можно быстро рисовать ментальные карты любой сложности.
В бесплатном режиме MindMeister позволяет хранить до трёх ментальных карт. Подключив тариф PRO, вы сможете работать с неограниченным числом элементов, сохранять их в популярных офисных форматах, а также получите функции для управления командой. Стоимость — 8,25 доллара за пользователя в месяц.
Инструменты демонстрации экрана
Программы для удалённой работы – SCREENHERO
Возможность быстрого обмена скриншотами и совместное использование экрана существенно упрощает рабочий процесс. Screenhero позволяет указать любое место на экране так же легко, как если бы это было при личном контакте. Сервис кроссплатформенный, у него есть мобильное приложения. С помощью программы можно использовать несколько курсоров мыши и обмениваться мнениями в голосовом чате.
JOIN.ME
Join.me это не только сервис для совместного использования экрана, но и интерактивная доска, а также платформа для проведения веб-семинаров и видеоконференций. Бесплатная версия Join.me поддерживает до 10 пользователей, которые могут общаться по пяти видеоканалам. Функция совместного использования экрана позволяет закрыть от просмотра все окна, которые не требуются для совместной работы и тем самым сохранить конфиденциальность.
Программы для удалённой работы – HACKPAD
Сервис Hackpad позволяет обмениваться данными и файлами, создавать заметки и публиковать комментарии. Работа может вестись как в реальном времени, так и асинхронно. Вклад в работу каждого участника отмечен именем автора, так что все идеи персонифицированы. Функция списка дел позволяет отслеживать прогресс работы над проектами. Все данные хранятся в «облаке» Dropbox, что позволяет пользователям обмениваться файлами любого размера, причем весь контент доступен даже тогда, когда участник команды работает в автономном режиме без доступа к интернету.
Программы для удалённой работы – Сервис для видеоконференций: Zoom
Видеовстречи создают не только тесный эмоциональный контакт между сотрудниками, но и эффективные условия для коммуникации. Видя и слыша своих коллег, вы можете взаимодействовать с ними так же продуктивно, будто находитесь за одним столом. Неудивительно, что сервисы для видеоконференций столь популярны.
Одним из лидеров рынка является Zoom. Он не только организует безопасную видеосвязь, но также позволяет демонстрировать участникам конференции экран, передавать файлы и сохранять записи разговоров.
В бесплатной версии можно приглашать на видеовстречу до 100 человек, а её продолжительность составит максимум 40 минут. Чтобы снять ограничения, нужно оформить платную подписку — от 15 долларов в месяц с организатора.
Программы для удалённой работы – Менеджер скриншотов: LightShot
Во время удалённой работы один снимок экрана может заменить тысячу слов. Поэтому вам не помешает удобный инструмент для создания скриншотов. Под это описание подходит облачный сервис LightShot. Он доступен бесплатно и позволяет делать снимки выбранной области дисплея в два клика.
Создав изображение, вы тут же можете отправить его коллегам — по ссылке через сервер LightShot или с помощью любого мессенджера.
Еще несколько программ, которые могут пригодиться
1. Workfrom: Помогает найти уединенное или общественное место для работы, встреч или просто пообедать во многих крупных городах мира.
2. Slack: Позволяет избежать в проектах нагромождения e-mail и документации, которыми вынуждены пользоваться сотрудники на разных платформах. Интегрируется с соц.сетями.
3. Dropbox: Доступ, обмен и резервирование файлов большого размера.
4. Meldium: PУправление паролями внутри команды. Позволяет не разделять пароли при доступе к информации.
5. Hackpad: Совместные документы, которыми можно пользоваться в режиме реального времени.
6. Draft: Приложение для совместного написания, редактирования и изучения документов.
7. Sunrise: Календарь и планировщик интегрируемый с Facebook и Evernote.
8. Skitch: Приложение для Evernote, которое позволяет комментировать документы и изображения путем добавления стрелок, текста и другой информации на скриншотах и изображениях.
9. iDoneThis: Подсказки каждого члена вашей команды с помощью электронной почты, чтобы записать дела в течение дня, а затем откомпилировать в дайджест и разослать всем в команде.
10 GoToMeeting: Простое подключение к видеоконференциям.
11. iMeet: Объединяет видео и аудиозвонки с документами.
12. yaM: Стенды для «очередного заседания.» Упрощает планирование, расписание и заметоки для виртуальных и личных встреч.
13. Box: Дружественный файлообменник.
14. Momentum: Личная панель, которая отображает все, что нужно, чтобы получить мотивацию, остаться в потоке, и достигнуть цели.
15. Yugma: Веб-конференции с общими рабочими столами и файлами.
16. Pocket: Помогает держать вас сосредоточеным, позволяя сохранять статьи, которые можно читать в автономном режиме, когда у вас появится свободное время.
17. Focus@Will: Потоки фоновой музыки, чтобы концентрировать внимание, используя законы и принципы неврологии.
18. Boomerang: Отправка по расписанию писем и напоминаний.
19. Buffer: Управление соцсетями, которое поддерживает различное расписание. Позволяет оптимизировать работу путем предварительного планированиия.
20. Hootsuite: Панель с закладками популярных соцсетей.
21. 1Password: Управление паролями и безопасностью в командах.
22. Docady: Превращает ваш смартфон в сканер.
23. PandaDoc: Приложение которое может создавать, отправлять и получать подписанные электронной подписью документы.
24. Solo: Управление проектами, учет рабочего времени, выставление счетов и другие бизнес-функции для фрилансеров.
25. Rescue Time: Индивидуальная панель с аналитикой, для рационального использования времени всеми членами команды.
36. Every Time Zone: Простая в использовании система для координации и составления расписания членам команды находящимся в разных часовых поясах.
37. World Time Buddy: Помощник для назначения встреч людям находящимся в разных часовых поясах.
